Jelentés Győr-Moson_Sopron Megye Győri Levéltárának

2009. június 9-10-én megtartott levéltári szakfelügyeleti ellenőrzéséről

Az ellenőrzés tárgya:

A szakfelügyeleti ellenőrzés a Levéltári Vezető Szakfelügyelő úr által 2009. évre kidolgozott program szerint zajlott le. Ennek megfelelően az ellenőrzés tárgyát az 1999-2007 közötti szakfelügyeleti vizsgálatok alkalmával a feltételrendszerben és a szakmai munkában feltárt egyes hiányosságok megszüntetése érdekében tett fenntartói és levéltári intézkedések képezték.

Az ellenőrzés során szerzett tapasztalatok és megállapítások:

Az ellenőrzés lefolytatásában Néma Sándor igazgató és a különböző szakterületek által érintett munkatársai voltak a segítségemre.

A vizsgálat alapját a korábbi ellenőrzések alapján általam összeállított és a Levéltári Vezető Szakfelügyelő úr által 2009. március 30-án 39/2009. Szf. szám alatt jóváhagyott hiányosságjegyzék képezte.

A vizsgálat során tett megállapításokat a fenti hiányosságjegyzék pontozati sorrendjében rögzítettem.

I. A feltételrendszer hiányosságai:

I.1. Személyi feltételek:

A korábbi szakfelügyelői vizsgálatok által tett megállapítások tükrében, amelyek a létszámot és annak belső strukturáltságát tették kifogás tárgyává, az elmúlt tíz esztendőben e téren esett változások inkább hullámzónak nevezhetők, amelyek között pozitív vonások is akadtak. 1999-ben a Levéltár összlétszáma 16 fő volt, ami a következő évben 17-re emelkedett, amiből 14 fő volt a szakalkalmazott. A Levéltár összlétszáma jelenleg 15 fő. A győri központban jelenleg hat (fő)levéltáros, négy levéltári kezelő (köztük kettő részmunkaidőben) egy MOL-tanfolyamos segédlevéltáros és egy gazdasági vezető, míg a mosonmagyaróvári részlegben egy főlevéltáros, egy levéltáros (betöltés alatt) és egy segédlevéltáros dolgozik. Külön ki kell emelni, hogy az intézmény munkatársi gárdája döntőrészt ambiciózus, fiatal korosztályból kerül ki, mely ténynek - a kellő munkatapasztalat hiánya miatt elvben kétségkívül meglévő negatívuma mellett - inkább az előnyösebb oldala érvényesül a Levéltár szakmai munkájában.

A létszám korántsem nevezhető optimálisnak, az őrzött anyag kezeléséhez és a jogszabályok által támasztott szakmai követelmények ellátásához ez kevés. A levéltár vezetése a létszám fenntartó által elrendelt apasztásánál mindig szem előtt tartotta a szakmai szempontokat, így lehetett elérni, hogy a szakalkalmazotti létszám és annak minősége szerencsére nem romlott a redukcióval arányosan, a csökkenés inkább a kisegítő munkaerőt érintette. Ezen relatív pozitívum mellett a belső munkamegosztás átstrukturálása említendő pozitív fejleményként, ami a szervellenőrzési munkát érintette kedvezően, mivel azt a korábbi egy munkatárs helyett jelenleg két főlevéltáros végzi. A rendelkezésre álló kevés munkaerő szakterületenkénti elosztása tehát arányosabbá vált. Mindezek mellett tekintettel a levéltári informatikának a szakmai munkában elfoglalt egyre nagyobb súlyára, elengedhetetlen lenne egy felsőfokú szakképzettséggel rendelkező informatikus alkalmazása, aki a rendszer karbantartása, eseti fejlesztése mellett szakszerűen megszervezhetné és bonyolíthatná a Levéltár informatikai programját.

I.2. Raktározási feltételek:

A Levéltár raktározási feltételeiben az elmúlt tíz esztendőben több ponton is pozitív elmozdulás történt. 1999-ben birtokba vették a közös közgyűjteményi raktárt, és a központban 2002-ben raktár felújítási munkálatokat végeztek. E pozitív fejleményeket árnyalja azonban az a tény, hogy ezek a beruházások a korábban már teljesen tarthatatlan raktározási állapotokon csupán enyhítettek, de közel sem oldották meg.

A fenti megállapítást támasztja alá az állományvédelmi ajánlás alapján 2006-2007-ben elkészített raktárminősítés is, melynek során a Levéltár győri központi és mosonmagyaróvári részlegében lévő raktárak tekintélyes része alkalmatlannak minősült. Mindezek alapján a fenntartó részéről intézkedési terv készítése vált szükségessé, amely meg is született, az abban foglaltak teljesítése 2008-ban megkezdődött. Ennek keretében a Levéltár minisztériumi (NKA) forrásból párátlanító, illetve párásító berendezéseket vásárolt, amelyeket a központi raktárakban („Hátsó" ill. „Feudális") állítottak üzembe. A mosonmagyaróvári részlegben 2,5 millió Ft értékben kaptak a fenntartótól lehetőséget az ablakcserére, melynek kivitelezése rövidesen megkezdődik. A győri (Vasvári Pál utcai) közgyűjteményi raktárban, ahová klímaberendezés felszerelését javasolja - határidő nélkül - az intézkedési terv, egyelőre nem történt változás. Megállapítható tehát, hogy az intézkedési tervben foglalt elemek teljesítése az abban lefektetett ütemezésnek megfelelően zajlik.

Az intézkedési terv megléte és annak ütemes teljesítése ellenére azonban meglátásom szerint a Levéltár elhelyezési problémáját csakis egy új, komplex, a XXI. századi követelményeknek maradék nélkül megfelelő levéltárépület tudná megoldani. A Levéltár által befogadni rendelt iratok mennyisége az 1990 utáni évköröknél jelentősen nőni fog, amihez a regionális állami hivatalok jelentős számú győri központúsága miatti fokozott terhelés fog társulni. Összességében tehát már középtávon is relatíve sokkal jelentősebb mennyiségű irat átvételéről és további őrzéséről kell gondoskodnia a Levéltárnak, amelynek újabb raktárak híján nem fog tudni megfelelni.

I.3. Technikai felszerelés (különös tekintettel az info-kommunikációs eszközökre):

A Levéltár info-kommunikációs eszközökkel alapszinten el van látva, a külső raktárakkal (Vasvári Pál utca, Mosonmagyaróvár) viszont változatlanul nincs számítógépes összeköttetése, ami egyes szakmai munkáknál (pl. e-Archivum) hátráltató tényező lehet. A győri közgyűjteményi raktárban mobil géppel oldják meg a számítástechnikai feladatokat. Pályázati (pl. NKA 2009) és fenntartói forrásból a számítógépes rendszert folyamatosan fejleszteni kell. Mint azt a személyi feltételeknél kifejtettem, szükség lenne egy informatikai státuszra, jelenleg külső céggel (Abakusz Kft.) oldják meg az informatikai szervizelést.

A Levéltár a 2000. évi szakfelügyelői jelentésben említett, egyébként régi és önmagában is elavult, javításra nem érdemes mikrofilm felvételező gépét leselejtezte.

I.4. A gépkocsi megléte és használata:

A levéltár saját gépkocsival nem rendelkezik, egy vegyes használatú gépkocsi beszerzése feltétlenül indokolt lenne. A külső telephelyekkel való kapcsolattartást, az iratok  kutatóknak és ügyfeleknek való folyamatos szállítását csak így lehetne optimálisan megoldani. Ami azonban leginkább a gépkocsi megléte mellett szól, hogy a vidéki iratképzők ellenőrzését csak saját gépkocsival lehetne tervszerűen - a gazdaságosságról nem is beszélve - megoldani. A gépkocsi hiány alapvetően hátráltatja a Levéltár ezen egyik legfontosabb feladatának szakszerű, a 10/2002. NKÖM rendeletben (továbbiakban: R.) előírt gyakorisággal való elvégzését.

II. A gyűjtőterületi munka hiányosságai:

II.1. A R. 6. §-ában (szervnyilvántartás), 8. § (2) bek. (szervellenőrzés gyakorisága) és (6) bek. (ki végezhet ellenőrzést) foglaltakat illetően:

A városi könyvtár esetében az illetékesség tisztázódott a megyei és a városi levéltár között, a szervdosszié átkerült a városi levéltárhoz.

A soproni székhelyű Nyugat-Magyarországi Egyetembe integrált győri felsőoktatási intézmények közül az új nevén Apáczai Csere János Főiskolai Kar Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára illetékességébe tartozott, ahol az irattári anyaggal kapcsolatos levéltári feladatokat ellátták, de maradandó értékű iratanyag átvételére nem került sor. A külső fonddossziét - az abban található iratok lemásolása után - át kell adni az Egyetem Központi Levéltárának.

A Levéltár valamennyi, illetékességébe tartozó iratképző szervéről (144 db) külön szervdossziét nyitott. Ezekben, a szúrópróbaszerű ellenőrzések alapján - ha keletkeztek -

megtalálhatóak voltak a R-ben előírt dokumentumok.

Mint azt fentebb jeleztem, a saját gépkocsi hiánya alapvetően hátráltatja a tervszerű, a R-ben előírt gyakoriságú szervellenőrzést. A Levéltár költségvetésében ezekre az utazásokra nincs külön fedezet, így azt csak más költséghelyek rovására, vagy a várható maradvány terhére tudják finanszírozni. Emiatt évente kb. 15-20 iratképző szerv ellenőrzését tudják csak reálisan tervezni és végezni. Csak ismételni tudom a gépkocsi kérdésénél leírtakat: ma egy megyei levéltár már nem létezhet saját gépkocsi nélkül, az a jogszabályokban rendelt feladatok maradéktalan elvégzéséhez nélkülözhetetlen. 

A szervellenőrzések során kivétel nélkül, mint arról a szúrópróbaszerű ellenőrzés alkalmából meggyőződhettem, készítenek feljegyzést és kitöltenek egy adatfelvételi lapot is, amelynek adattartalma megfelel a R. ide vonatkozó részének. A szervellenőrzésről készült dokumentumokat a szerv illetékes vezetője is aláírja. Az így nyert adatokat viszik fel az e-Archivum szernyilvántartásába. A programban egyébként már valamennyi szervnek a továbblépéshez szükséges alapadata szerepel, így a Levéltár a címek megfelelő mezőbe való bevitele után rendelkezni fog egy elektronikus szervjegyzékkel. A R. által kötelezően kért többi adatokat az ellenőrzések után viszik be az adatbázisba.

A Levéltárban két főlevéltáros foglakozik a szervellenőrzéssel, levéltári kezelők már nem vesznek részt ebben a feladatban. Amennyiben költségoldalról lehetővé válna, a munkaerő biztosított a nagyobb számú szervellenőrzés lebonyolításához is.

Összefoglalva a gyűjtőterületi munka végzésében korábban feltárt hiányosságok megszüntetésére tett intézkedéseket, elmondhatom, hogy nem kevés munkával a levéltár vezetése és munkatársai szinte maradék nélkül felszámolták a megelőző szakfelügyeleti vizsgálatok által jelzett problémákat, különösen azokat, amelyek elsősorban a levéltár munkatársain múlottak.

II.2. Hiányosságok az irattári selejtezések jóváhagyása terén:

Az irattári selejtezések során, a 10/2002. NKÖM r. 9. § 3. bek-ben előírt formai követelményeknek megfelelően, a záradék szövegét pontosították.

II.3. Hiányosságok az iratátvétel terén (R. 12. § 3. bek.):

A Levéltár a szűkös raktári kapacitás miatt változatlanul nem tud megfelelni az Ltv. iratátadásra/átvételre vonatkozó előírásainak, magyarán nem tudják teljes körűen begyűjteni a 15 évnél régebbi köziratokat.

A Levéltár a Rába és jogelődjei, valamint a Győri Keksz iratainak mentés jellegű átvétele óta nem vett át jelentősebb maradandó értékű magániratokat.

Az illetékességből történő iratátvételeknél változatlanul gond a 335/2005. Korm. rendelet és a R. betartatása/betartatása. Nemhogy a savmentes, hanem egyáltalán a dobozban való átvétel is problémát jelent. Az előkészítettség különböző szintű, nem egy esetben ma is a levéltárban kell elvégezni az irattári rendezéseket.

A Levéltár több olyan fondot is őrzött, amelyek más levéltár illetékességébe tartoztak.

Pannon Agrártudományi Egyetem Mosonmagyaróvári Mezőgazdaság-tudományi Karát illetően, az integráció előtti időszakban keletkezett iratokból két irategyüttes került Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltárába:

VIII. 2.  Magyaróvári Gazdasági Akadémia iratai, 1850-1945 10,9 ifm.

XXVI. 1. Magyar Agrártudományi Egyetem Mosonmagyaróvári Osztályának iratai, 1945-1949 1,5 ifm.

A Levéltár a fenti irategyütteseket 2007-ben dokumentáltan átadta az illetékes soproni egyetemi levéltárnak.

A Levéltár 2005-ben kezdeményezte a városi levéltár megalakulása után őrizetében maradt egyes győri általános iskolák iratainak illetékességből való átadását a városi levéltárnak. Ennek átvétele eleddig nem történt meg, javaslom ez ügyben újra megkeresni a városi levéltárat, mivel ottani vizsgálatom alkalmából fogadókészséget mutattak az anyag átvételére.

Győr-Moson-Sopron megye levéltárilag speciális helyzetben van annyiban, hogy területén két önálló, egyenrangú megyei levéltár található. Közöttük megyei közgyűlési határozattal megállapított területi elkülönülés van érvényben, amely alapvetően az egykori megyehatárokhoz igazodik.

Így az egykori Csornai járás a Soproni Levéltárhoz került, viszont e területről is vett át a Győri Megyei Levéltár iratokat. Az illetékességi súrlódást úgy oldotta meg a fenntartó a két levéltár közreműködésével, hogy 2008. február 15-én legalizálták a korábbi győri átvételeket az Alapító Okiratok módosításával. A Győri Megyei Levéltár Alapító Okiratának a működési területet meghatározó rovatába bevették „a volt Sopron megye területéről a Csornai Földhivatal és jogelődei iratanyaga" kitételt, ugyanezt a Soproni Levéltár Alapító Okiratának megfelelő részéből pedig kivették.

A XXV. 9. törzsszámon bevételezett Csornai Ügyészség iratainak átadása folyamatban van a Soproni Levéltár részére.

A XXV. 5. törzsszámon bevételezett Csornai Közjegyző iratait 2007-ben átadták a Soproni Levéltárnak.

A Levéltár 2008-ban hat, illetékességébe tartozó elemi iskola iratait vette át a Soproni Levéltártól.

Győr-Moson-Sopron Megye 1990 után több alkalommal, összesen 11 településsel gyarapodott, melyeket a megfelelő eljárás után az országgyűlés határozatával Veszprém megyétől csatoltak át. Ennek folyományaként már a kilencvenes évek közepén kezdeményezte a Levéltár a vonatkozó községek (Csikvánd, Gyarmat, Szerecseny, Bakonypéterd, Lázi) iratainak átvételét, de a folyamat megszakadt. 2005-ben a Levéltár újra felvetette ezt a kérdést, minek eredményeképpen 2008-ban az érintett községek állami anyakönyvi másodpéldányait megkapták  a Veszprém Megyei Levéltártól. Az önkormányzati (tanácsi) és intézményi iratok, valamint szervdossziék átvétele folyamatban van illetve egyeztetés alatt áll.

A Magyar Országos Levéltár viszonylatában a Rába Magyar Vagon- és Gépgyár Rt. esetében fennálló illetékességi problémát a Levéltár a szervdosszié átkérésével igyekszik megoldani. Ez ügyben legutóbb 2009. május 29-én írtak levelet a MOL főigazgatójának, amelyre a szakfelügyeleti vizsgálat időpontjáig még nem érkezett reagálás.

Összefoglalva az iratátvételek terén, különösen az illetékességi átvételek korábban megállapított hiányosságainak kiküszöbölésére tett intézkedéseket megállapítható, hogy a Levéltár az elsősorban rajta múló intézkedéseket megtette, az illetékességi kérdésekben mindenhol kezdeményezően lépett fel és döntő részét sikeresen nyugvópontra juttatta. A még nyitott ügyek is mozgásban vannak, remélhetőleg rövid időn belül ezek is rendeződnek.

III. A levéltári feldolgozó munka hiányosságai:

III.1. A rendszerezés, rendezés, segédletkészítés, adatbázis építés terén előfordult hiányosságok:

Az iratrendezések terén a Levéltár alapvető célja az, hogy a 2002. évi felújítás által a győri központi raktárakban bekövetkezett keveredéseket letisztázzák, magyarán a 2002-es rendezettségi szintet elérjék. Az intézmény vezetője csak ezt követően lát esélyt arra, hogy felmérjék a rendezettségi, segédlet-ellátottsági szintet. Véleményem szerint is egyelőre ez lehet a reális cél. Mindezek mellett javaslom, hogy valamennyi újonnan rendezett állaghoz, illetve fondhoz azonnal párhuzamosan készítsenek minimum raktári jegyzéket és ezt csatolják be az e-Archivum törzskönyvének segédletek füléhez. Megjegyzem, a levéltár az elmúlt években már sok jó elektronikus raktári jegyzéket készített, ebből az ütemből a jövőben nem szabad engedni. A jövőben célszerű lenne legalább fondfőcsoport szinten a még mindig hiányzó rendezési terveket készíteni, akár más hasonló levéltárak ilyen dokumentumainak adaptálásával. Az újabb rendezésekkel párhuzamosan érdemes a 2/2002. Ajánláson alapuló fondösszevonásokat fizikailag is elvégezni.

III.2. A selejtezés terén előfordult hiányosságok (R. 31. §):

Selejtezést a Levéltár már hosszú évek óta nem végzett, mivel a feldolgozómunka a fentebb említett okok miatt elsősorban a keveredett és rendezetlenül átvett (bementett) iratok rendezésére koncentrált. Ezen rend-helyreállító ciklus lezárultával a levéltár vezetője tervezi a selejtezés szisztematikus megkezdését. Javaslom, hogy a nagy tömegű és már ajánlással bíró tanácsi iratokkal, valamint a gazdasági szervekkel kezdjék meg a majdani selejtezést, mivel tapasztalatok szerint a legtöbb nem maradandó értékűnek bizonyuló irat ezekben a fondokban található.

III.3. A levéltári nyilvántartások hiányosságai (R. 34-42. §-ok):

A Levéltár az elmúlt években nem kis erőfeszítéssel pótolta a korábban majdnem teljesen hiányzó fonddossziékat. A fondossziék tartalma általában megfelel a szabályoknak, az újonnan készült raktári jegyzékek és más segédletek ide kerülő példányait a jövőben kivétel nélkül minimum a készítő által hitelesíteni kell. A következő jelentős lépés a 2/2002. Ajánlás alapján az összevonandó fondok dossziészintű egyesítése kell legyen.

A levéltár a törzskönyvét immáron az e-Archivum törzskönyvi programrészében vezeti. A R. által előírt kötelező adatok a helyrajzi jelzet megadásánál többnyire még hiányoznak, ezt a raktári struktúra megfelelő leszámozása vagy más módon való egységes jelölése után pótolni kell. Az elektronikus törzskönyvben a terjedelmet nem tanácsos közvetlenül a vonatkozó mezőbe beírni, hanem célszerűbb azt közvetett módon, a terjedelmi vagy darab típusú raktári egységek kiválasztásával megadni. (Ebben az esetben a program automatikusan kiszámolja a mennyiséget, így azt nem kell külön kitölteni.) A 2/2002. Ajánlás szerinti fondösszevonásoknak a törzskönyvi nyilvántartást is érintenie kell.

Valamennyi R-ben előírt naplóval rendelkezik a Levéltár, a letéti és átmeneti naplóba még nem esett bejegyzés. A naplókat papíralapon vezetik. A jövőben akkor is le kell zárni hivatalosan  a naplót, ha abba az adott évben egyetlen bejegyzés sem történt.

A Mohács előtti oklevelek nyilvántartásának rendezése változatlanul megoldandó feladat. Az illetékességből - hivatalosan is - megejtendő átadások után új nyilvántartást kell felfektetni és csak azokat az okleveleket kell ott szerepeltetni, amelyek a levéltár tényleges őrizetében vannak (5 db oklevél).

III.4. e-Archivum hiányosságai:

A levéltár az elmúlt évben - mint arra a megfelelő fentebbi pontoknál kitértem - igen jelentősen haladt előre az e-Archivum feltöltésében. A törzskönyvben valamennyi fond és állag szerepel, a kötelező adatok közül leginkább a helyrajzi jelzetek, kisebb mértékben a terjedelmi adatok még hiányoznak. A szervnyilvántartásban valamennyi szerv szerepel a program által megkívánt alapadatokkal, míg a R. által megkívánt kötelező adatok bevitele folyamatosan zajlik a szervellenőrzésekkel párhuzamosan. A naplókat egyelőre nem vezetik elektronikusan, javaslom, hogy a 2010 január 1-jétől ezek vezetését is kezdjék meg az e-Archivumban.

IV. A kutató és ügyfélszolgálati munka hiányosságai:

A kutatószolgálati munkában a Levéltár minden korábbi hiányosságot maradék nélkül felszámolt. A kutatások adminisztrálása és a szolgálat működése példaértékűnek nevezhető.

Összefoglalás, eredmények számbavétele, további feladatok prioritási sorrendjének meghatározása:

Összegezve a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében a Levéltár és fenntartója által tett intézkedéseket, megállapítható, hogy az intézmény igen jelentős szakmai fejlődésen ment keresztül az elmúlt évtizedben. Ezeket az eredményeket különösen a levéltár nem túl kedvező létszámbeli, anyagi, technikai, műszaki és nem utolsó sorban raktári elhelyezésbéli helyzetével összevetve kell értékelni. A Levéltár vezetője és munkatársai a tőlük csak részben függő feltételrendszer mellett szinte mindent megtettek vagy igyekeztek megtenni, ami a maguk erejéből szakmai vonalon lehetséges volt. Valamennyi nyilvántartásukat, általában az adminisztratív elemeket sikeresen megújították, tervszerűvé tették a szervlátogatást és modellértékű kutatószolgálatot működtetnek.

A Levéltár talán legfontosabbnak tekinthető raktári szegmense javult valamelyest az elmúlt évtizedben, de ezzel együtt is összességében messze vannak a XXI. században elvárhatótól az iratok tárolási körülményei. A személyi feltételek a létszám oldaláról rosszabodtak tíz év távlatában, de a belső arányok, az életkor és a szakképzettség tekintetében javulásról lehet beszámolni. A szakmai munkát továbbra is alapvetően hátráltatja a saját gépkocsi hiánya, és az informatikai hálózat elemeit is alapvetően korszerűsíteni kellene.

A szakmai munka jövőbeni továbbfejlesztése érdekében elsősorban az iratfeldolgozó munkára kell nagyobb hangsúlyt helyezni. Ezen belül is az eredeti irattári rendet helyreállító rendezésekre és ezzel együtt az elektronikus raktári jegyzékek folyamatos készítésére kellene koncentrálni. Az eredeti raktári rend visszaállítása után hozzá kell kezdeni a tervszerű selejtezésekhez. Mindezek mellett a R. által megkívánt nyilvántartásoknak, különösen a törzskönyvnek az e-Archivumbeli vezetését teljessé kell tenni. Végezetül szeretném felhívni a figyelmet arra, hogy a levéltár alapadataiban (pl. intézmény neve, központ és telephelyek címei, elérhetőségek, vezető személye) bekövetkezett változásokat nyolc napon belül a Levéltári Vezető Szakfelügyelő úrral közölni kell (R. 3. §) a vonatkozó nyilvántartás precíz vezethetősége érdekében.

Zalaegerszeg, 2009. június 16.

                                                                                                                   Káli Csaba

                                                                                                                 szakfelügyelő